Comunicazione con i dipendenti: importanza e best practice

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La comunicazione aziendale è spesso sottovalutata, pur avendo un’importanza fondamentale, per non dire decisiva. In questi ultimi anni la situazione sta vivendo cambiamenti importanti, legati all’introduzione di nuovi modi di lavorare, come quelli da remoto e in modalità ibrida.

In questo contesto uno degli aspetti più cruciali è quello inerente la comunicazione dell’orario di lavoro e la sua possibile variazione. La normativa in vigore non dispone precise indicazioni sull’argomento. Tuttavia, è importante seguire quanto riportato nel Codice Civile all’articolo 1375, secondo cui “il contratto deve essere eseguito secondo buona fede”.

Comunicazione aziendale: di cosa parliamo

Prima di soffermarci su come conseguire a livello pratico la comunicazione ai dipendenti, analizziamo cosa si intende.

La comunicazione, quando riguarda le attività del business, ha come base l’aspetto organizzativo e gestionale, a fronte del fatto di stabilire obiettivi, normative e valori. Contempla, quindi, non soltanto la condivisione di messaggi ma anche un certo modo di relazionarsi con gli stimoli che arrivano sotto forma di input.

Si rivela qualcosa che interessa l’identità del brand, il suo stesso tone of voice, l’ambiente che si intende creare, un certo modo di lavorare. Rappresenta un vero e proprio collante che coinvolge tutte le figure del team, le quali possono essere, a seconda dell’organico:

Dipendenti, attuali e futuri.
Clienti.
Investitori.
Azionisti e membri del CdA.
Fornitori.

La comunicazione dovrà inoltre considerare la relazione con gli organi di stampa, digitali e cartacei, con i quali è necessario riuscire a creare un modo di intendersi professionale. Alcuni messaggi sono rivolti all’esterno, altri all’interno. Da adesso in poi ci soffermeremo solamente su quest’ultimi, in particolare sulle tecniche di comunicazione da adottare con i dipendenti e sulla loro importanza.

L’importanza di comunicare con i dipendenti

Gli esperti di comunicazione sono pressoché unanimemente concordi sul fatto che comunicare in maniera virtuosa con i dipendenti è fondamentale. Lo conferma un sondaggio condotto da Hanover Communications and Censuswide, secondo il quale il 99% dei dirigenti di alto livello considera le comunicazioni interne importanti.

Come abbiamo avuto modo di accennare, ciò interessa tanto l’aspetto gestionale quanto quello motivazionale, a cominciare dalla mission e i valori, i quali dovrebbero essere chiari anche alla persona più in basso nella gerarchia.

La ragione è semplice: la reputazione dell’impresa molto deve a come ne parla chi lavora con essa. Inoltre, durante i periodi di crisi o di bisogno, aver costruito un rapporto positivo si rivelerà determinante: il dipendente sarà inevitabilmente più pronto e disponibile a fare la sua parte.

Come comunicare con i dipendenti a livello gestionale

La comunicazione di orari di lavoro, ferie, permessi e altri aspetti di ordine pratico andrebbe sempre impostata assicurando un congruo preavviso per ambo le parti, dando modo di poter organizzare al meglio sia le questioni di natura prettamente lavorativa, sia quelle di ordine privato.

I modi con cui dipendente e datore di lavoro possono relazionarsi tra loro sono diversi: a voce, attraverso una bacheca, via e-mail e tramite un’app predisposta allo scopo. Vediamo pro e contro di ogni soluzione.

Comunicazione a voce

Si tratta di una modalità ormai superata, anche perché, come dicevano gli antichi “verba volant, scripta manent”, ovvero le parole le porta via con sé il vento e il fraintendimento è dietro l’angolo: capire chi ha detto effettivamente come e cosa tende a risultare spesso piuttosto difficile. La comunicazione a voce si rivela utile soltanto se accompagnata da una nota ufficiale, in grado di non lasciare adito a dubbi.

Messaggi in bacheca

Un’altra soluzione che potremmo definire “precaria”, in quanto denota condizioni di interferenza e incomprensione. Il foglio posto in bacheca può andare perso, non essere visto, non risultare chiaro: tutte eventualità che tendono a capitare con una certa frequenza e comportano che la comunicazione possa non raggiungere gli obiettivi prefissati.

E-mail

La comunicazione tramite e-mail risulta piuttosto semplice da impostare e gestire.

Tuttavia, considerando la grande quantità di e-mail che qualsiasi persona riceve ogni giorno (pensiamo, ad esempio, a tutte quelle generate dalle notifiche sui social media e a quelle pubblicitarie), è elevata la probabilità che i messaggi aziendali non vengano letti.

App di gestione dei dipendenti

Un’app di gestione dei dipendenti è la soluzione più efficace per la comunicazione con i lavoratori.

Si tratta, infatti, di un’applicazione fruibile sia da desktop che da mobile - anche da cellulare – che permette la condivisione di messaggi tra azienda e dipendente.

Si rivela uno strumento ottimale per la consultazione dell’orario di lavoro così come per la richiesta di ferie, persino per l’invio di un documento cruciale quale la busta paga.

I messaggi non andranno persi, risulteranno costantemente aggiornati e non ci saranno fraintendimenti, a fronte di un’interazione che vede in un unico sistema il coinvolgimento del dipendente, degli addetti dell'amministrazione e del datore di lavoro, tutti dotati di un proprio profilo personale.

Conclusione

La comunicazione è fondamentale, in qualsiasi ambito nel business ancora di più. Del resto, come sosteneva Paul Watzlawick, “è impossibile non comunicare”. Farlo bene significa creare un circolo virtuoso in cui tutte le figure si sentono a proprio agio, incentivando un clima pacifico di collaborazione e ottimizzando il flusso di lavoro.